学术会议策划公司的服务流程是怎样的？
想举办一场成功的学术会议，并不一件很容易的事情。找场地、征稿、审稿、对接酒店、处理财务、招呼嘉宾……事情又杂又碎，所以现在越来越多主办方把活儿交给活动策划公司。那么，活动策划公司的服务流程到底是什么样的呢？下面为大家分享。
第一步：会前需求对接和全案策划
专业的活动策划公司会提前准备做好需求对接及提供学术会议全案策划，根据会议调性和规格进行一对一定制服务，主要有以下服务流程：
- 需求对接：了解会议主题、学科领域、主办方、参会人数、预算、时间、地点、是否需要论文集、EI/SCI收录、嘉宾级别等。
- 方案策划与报价：出具会议整体方案：主题定位、议程框架、场地推荐、嘉宾邀约策略、宣传方案、预算明细。
- 合同签订：确定服务范围、付款节点、交付标准等。
第二步：会前筹备执行
视实际会议需求和工作量，在不同时间节点开展筹备工作：
1.一站式会务系统搭建
搭建官网、专题页、H5等，视会议需求具备以下功能：
- 在线投稿、摘要评审系统
- 注册缴费、发票、酒店预订系统
- 嘉宾、分会场、日程排期管理介绍
2.嘉宾与学术组织
- 邀约大会主席、特邀报告专家等
- 组建学术委员会、审稿专家库
- 确定分论坛议题及场地安排
- 对接专家行程、演讲稿、PPT审核
3.场地与物料设计
- 酒店/会场考察、场地预订、舞台搭建
- 主视觉KV、背景板、指引牌、胸卡、会议手册、手提袋、纪念物料等
- 证书、邀请函、桌牌、背景板、签到墙
4.招商与赞助
- 制定赞助方案
- 展位规划、企业宣传位、资料入袋
- 对接参展商、搭建与布展管理
5.宣传推广
- 公众号、学术社群、高校通知、邮件推送
- 专家转发、行业媒体合作
- 直播预告、图片直播、倒计时宣传
第三步：会议现场执行
现场全流程统筹。会议当天其实没什么惊喜，因为所有惊喜都在准备阶段解决掉了，现场要做的就是做好准备并盯住时间线。
- 会前布展：舞台搭建、灯光音响、LED屏、同声传译、直播设备调试
- 现场签到：提供扫码签到、自助签到机、人工签到等签到方式、资料袋发放
- 议程执行：主持人对接、嘉宾引导、计时提醒、分会场统筹
- 技术保障：音视频、直播推流、PPT播放、同传、摄影摄像
- 后勤保障：餐饮、VIP接待、用车、医疗应急
- 颁奖：流程把控、颁奖环节、节目统筹
第四步：论文集等学术服务
一些高规格的学术会议网站可能会涉及论文集、评选论文等工作，可以提供以下服务：
- 论文服务：摘要/全文征集、格式审查
- 送审服务：专家审稿、修改意见反馈
- 论文集落地：论文集整理、出版社对接
第五步：会后收尾
很多人觉得会开完就结束了，其实收尾一样重要。
- 资料整理：照片、视频、速记、会议纪要
- 宣传复盘：发布新闻稿、总结推文、精彩回顾
- 财务结算：发票、尾款、赞助款、酒店场地结算
- 成果交付：论文集、会议视频、嘉宾联系方式、全套设计源文件，交付报告
以上，学术会议策划是一套可定制化流程加上无数细节把控。区别在于，有的公司是按流程做事，有的是真的办过几百场会、踩过够多的坑，知道每个环节的雷在哪儿。斯百德会展提供全程一站式学术会议策划服务，全程专业护航，我们以严谨的态度、专业的能力、贴心的服务，助力每一场学术会议绽放价值，让学术交流更高效、更便捷、更具影响力，欢迎联系我们获取专属活动方案。
