一文讲解竞赛活动的赛前筹备工作流程

竞赛执行是一场赛事活动中的核心环节，涵盖了竞赛活动从筹备到结束的全流程执行工作，想要确保竞赛安全、高效、专业进行，则需要将竞赛执行的工作流程化、透明化呈现出来，避免造成实际失误。

我们可以把赛事工作大致分为赛前筹备、赛中执行及赛后收尾三个阶段，本文将时间顺序全面介绍赛前准备阶段的执行工作，之后也会为大家陆续更新赛中及赛后的执行工作内容。

竞赛活动的赛前筹备工作

‌制定方案与风险评估‌：想办活动，方案先行。活动策划团队需先对赛事开展的可行性进行多维度研判，结合行业需求、受众基础、资源条件等因素，敲定赛事的核心方向，进而制定涵盖时间节点、举办地点、参赛规模、赛事议程、预算明细、安全预案等关键内容的整体竞赛方案。

协调与报批‌：联系协调相关单位，完成赛事报批、授权等手续，确保后期工作顺利推进。‌‌

‌成立竞赛组织：待方案敲定后，就可以着手组建赛事组委会及会务执行组，其中，会务执行组可根据方案需求细设竞赛、安全、医疗、后勤、志愿等专项部门，明确各部门核心职责与协作机制，让每一项筹备工作都有清晰的责任主体，确保明确分工，专人专项，责任到人。

‌发布竞赛文件‌：配合制定并发布竞赛规程、补充通知等文件，明确赛事规则与安排。一般由组委会牵头制定具体竞赛规程、通知等核心文件，清晰界定赛事规则、参赛要求、评审标准、赛程安排等关键信息，经多轮审核后正式发布，确保文件的严谨及公正。

筹备场地与物资：一方面，需要根据赛事类型精准匹配场地，提前1-2天完成舞台搭建、席位排布、指引标识设置等布置工作，同步配置音响、投影、评分系统、实操器材等设备，反复调试确保符合赛事标准；另一方面，竞赛全程涉及到的奖牌、证书、参赛服装、饮用水等物资也会按参赛规模足额采购与制备，分类整理归档以备后续使用。

设计工作：一场赛事过程中需要做很多设计工作，如主KV、线上线下宣传海报、演讲背景海报、会议手册、奖牌等设计，均需要提前定稿，确保具体设计事项落实到位，万无一失。

‌报名审查事宜‌：组织报名、审核参赛资格，制作并发放参赛证件。

‌选手审核及人员培训‌：先通过官方网站、公众号、行业社群、合作媒体等多元渠道发布报名信息，同步开通线上表单、线下报名点等便捷渠道，最大限度降低报名门槛，吸引目标受众参与。报名开启后，专人负责报名信息的汇总与资格审查，严格对照参赛条件筛选有效报名，剔除不符合要求的申请，确保赛事的公平性与专业性。审核通过后，及时为选手制作并发放参赛证件，同时发送参赛确认函，清晰告知赛事时间、地点、需携带物品、注意事项等关键信息。同时，组委会需选拔具备专业资质、经验丰富的人员组成评审与技术团队，同步开展工作人员与志愿者专项培训，内容涵盖赛事流程、岗位职责、应急处理、服务规范等，确保每一位现场人员都能熟练掌握工作要点，以专业状态投入赛事服务。

宣传推广工作：在各项筹备工作推进的同时，宣传预热工作同步发力，为赛事营造浓厚氛围。宣传团队结合赛事主题与目标受众特点，制定分阶段宣传策略：预热期发布启动海报、宣传片，突出赛事亮点与价值，扩大赛事知晓度；报名期定期推送报名进度提醒、参赛须知，分享赛事筹备花絮，持续维持话题热度；赛前冲刺期发布倒计时海报、评审团阵容、最终参赛名单等信息，不断提升大众对赛事的期待值，让赛事未启先火。

赛前布场：这是最后一项重要工作：距离竞赛正式启幕仅剩1-2天时，赛前的最终核查工作全面展开。工作人员会再次前往场地，按照规划完成舞台、评委席、选手席、观众席的布置，设置清晰的指引标识，让整个场地布局既合理又美观。同时，对音响、投影、网络、评分系统、线上直播等所有设备进行全面调试，通过模拟竞赛流程的演练，排查并解决任何可能出现的问题。物料方面，工作人员会逐一清点参赛证件、奖品、宣传物料、应急物资等，确保每一件都各归其位、数量充足。此外，赛前动员会的召开必不可少，各岗位人员再次明确现场职责、时间节点与应急联络方式，统一工作标准，确保在竞赛当天能够默契配合、从容应对各种情况。

以上，就是一场竞赛活动在赛前阶段的具体执行工作流程，正是这些看似繁琐却不可或缺的筹备工作，为每一场竞赛的顺利进行筑牢了根基。如果你也有举办竞赛的需求，不如把专业的事情交给专业的人去做！斯百德会展拥有十余年竞赛活动策划与执行经验，一站式专业托管服务让你省心更放心！欢迎联系我们获取专属竞赛方案。