如何选择学术会议策划公司

想要成功举办一场学术会议，离不开专业的活动策划公司，作为在学术会议领域深耕多年的专业服务商，斯百德会展总结上百场学术会议实战经验，多维度拆解该如何精准筛选出适配的学术会议策划公司，供大家参考。

1.看专业

考察学术会议策划公司的首要标准，就是看其是否有足够高的专业度。这是因为，学术会议不同于一般的会议活动，严谨性、专业性是其最显著的特点。从实际运行角度，服务商需要兼顾需兼顾议程设计、专家对接、论文集整理等专属需求，若策划公司缺乏行业沉淀，易陷入“泛服务化”误区，将学术会议办成流于形式的普通聚会。专业的策划公司熟悉不同学科的学术话语体系，能精准把控会议调性，比如对接院士级专家、设计分层学术论坛、规范论文评审流程等。

斯百德会展十余年聚焦学术会议服务，服务过中国科学院、中国科学技术大学等顶级学府与科研机构，累计落地上百场学术会议，深谙各学科会议的核心需求，可实现学术专业性与会议体验的精准契合。

2.看服务

光有专业度还不够，还要有高水平的一站式服务，一体化的服务能确保学术主线贯穿始终，极大提升效率并降低多方协调的沟通成本。

斯百德会展团队提供以下服务：

会议前期：结合学科特性与会议目标制定全案策划，开展嘉宾邀约、专家对接、行程对接等工作，根据参会规模、议程设置筛选适配场地，包括主会场、分论坛、餐饮、住宿、海报展览区等。根据会议主题和调性一对一定制设计视觉VI系统、文创礼品、会议物料等。

会议中期：正式进入执行阶段，需要统筹人员分工、流程把控。会议当天，依托我们的智能签到系统轻松实现从注册到入场核验，搭配专业技术团队提供全程保障，涵盖音响、投影、线上直播设备等硬件调试与突发故障处理，同时提供会议秘书、商务对接、会务管理等服务。

会议后期：根据会议需求，提供宣传推广、财务管理、论文整理汇编等工作，形成完整学术成果留存，做好会议数据统计与总结复盘，同时通过多渠道开展成果传播，扩大会议学术影响力与品牌辐射力，任一环节疏漏都可能影响会议整体质量。

斯百德会展构建了八大核心服务模块，覆盖会务管理、会议秘书、宣传推广、IT技术支持等全周期服务，自主研发会议管理系统，可实现人脸识别签到、多语言官网搭建、线上会议等功能，用技术提效、用细节护航，我们拥有数十场超千人规模大型会议的成功交付经验，最多单场可高效服务超5500人次，始终保持着零重大失误的记录。

3.看案例

把学术会议服务案例放在第三点，并不是它不够重要，而是案例是个具体化的参考值，需要我们多方考察实际效果，不是光看服务商的“一面之词”。建议大家直接搜索同领域会议案例，重点关注其是否服务过同领域、同规模的学术会议，能否应对跨校合作、线上线下混合会议、国际会议申报等复杂场景。因此，我们选择时应考察公司是否拥有跨学科项目经验、是否能够提供往届学术会议的完整案例，包括议程设计、论文征集管理、官网搭建、学术支持等细节，如果有多个同领域的成功案例，确保真实性后才值得信赖。

以上，是筛选出适配的学术会议策划公司的重要参考标准。斯百德会展坚信，专业的策划公司不仅是服务的执行者，更是与主办方共同创造学术价值、塑造学术品牌的重要协作者。我们成功服务过SMP 2025第十三届全国社会媒体处理大会、第三届集成芯片和芯粒大会、2025中国图象图形学学会（CSIG）青年科学家会议、VALSE 2025视觉与学习青年学者研讨会等大型学术会议，用实战案例证明服务实力。